Vous avez dit « Entretien »!?!

Le début d’année marque le lancement des campagnes d’entretiens. Parfois vécus comme une obligation fastidieuse plutôt que comme une occasion d’échange privilégié avec ses collaborateurs, les entretiens individuels méritent d’être replacés au cœur du dispositif RH.

Tout ce qu’il faut savoir sur les différents entretiens en entreprise …

Quel que soit le type d’entretien, l’entreprise doit l’envisager comme un temps d’échanges visant à instaurer un dialogue avec les salariés. Certains entretiens ont un caractère obligatoire, encadrés par la législation (entretiens professionnels, bilan d’étape), d’autres sont des outils de gestion au service de l’entreprise (entretien annuel d’évaluation).

Après avoir passé l’étape inévitable de l’entretien d’embauche, le  collaborateur est confronté à différents types d’entretiens tout au long de sa vie dans l’entreprise ; chacun ayant des objectifs précis.

Lors de son embauche, le salarié doit ainsi être informé de son droit à demander un bilan d’étape professionnelle, à partir de 2 ans d’ancienneté dans l’entreprise et renouvelable tous les 5 ans. Ce bilan, organisé à la demande du salarié,  doit être l’occasion de faire un état des lieux sur les connaissances et les compétences professionnelles du salarié et d’y associer des objectifs de formation.

Cet entretien ne se substitue pas à l’entretien professionnel, renforcé pour les salariés de plus de 45 ans, et dont les modalités diffèrent selon les accords de branche. L’entretien professionnel permet ainsi au salarié d’évoquer son projet professionnel et ses souhaits d’évolution dans l’entreprise. A la charge de l’employeur de bien préparer de son côté l’entretien, afin de ne pas écarter des possibilités que le salarié n’aurait peut-être pas identifiées seul (plans de remplacement, évolution transversale…).

Depuis 2005, les salariés à partir de 45 ans (cf. Accords Seniors de votre entreprise) sont également concernés par l’entretien de milieu et fin de carrière. La mise en place de ces entretiens répond à la nécessité de maintenir les seniors dans l’emploi et de sécuriser leurs parcours professionnels en diagnostiquant et développant leurs compétences. Cet entretien est également pour l’employeur le moment privilégié pour faire le point sur l’aménagement des conditions d’emploi du salarié ou encore préparer un futur départ en retraite et ainsi organiser la transmission des savoirs.

Enfin, l’entretien annuel de progrès repose quant à lui sur l’analyse de la performance du salarié à travers des objectifs réalistes qui lui ont été fixés l’année précédente, et aboutit à la définition de nouveaux objectifs pour l’année à venir.

Idéalement, tous ces entretiens doivent être déconnectés de la rémunération du salarié. Libre à lui de solliciter un autre entretien qui sera entièrement dédié à la question.

Et finalement, l’entretien de départ, est une source d’informations non-négligeable pour l’employeur. Lorsqu’une personne quitte l’entreprise, ce dernier a en effet tout intérêt à faire le bilan avec elle afin d’identifier quelques pistes d’amélioration profitables au reste de l’entreprise.

Une des difficultés pour la DRH est de s’assurer dans un premier temps que les rendez-vous entre managers et collaborateurs soient programmés et respectés. Dans les moyennes et grandes entreprises, ces contrôles sont fastidieux et la DRH doit mettre en œuvre tout son talent de persuasion pour convaincre les managers de l’importance des ces entretiens, et surtout de l’intérêt de remonter en temps et en heure leurs résultats (pour pouvoir programmer un plan de formation par exemple).

Il n’existe pas de méthode unique ou infaillible pour réussir un entretien, mais selon l’objectif du manager et le type de poste concerné, il peut se dérouler de différentes façons. Le manager doit tout d’abord montrer l’intérêt qu’il porte à cet entretien en se rendant bien sûr totalement disponible (horaire respecté, porte fermée, téléphone débranché) et en le préparant convenablement à l’avance. Le compte rendu de l’entretien est essentiel et ne doit pas être bâclé. Il permet de définir clairement, les priorités de l’année à venir, de préciser les attentes, les besoins de formation et de mettre en avant les difficultés ou points de divergence évoqués.

Dans cette période où la fidélisation des talents et la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences font partie des sujets brûlants des DRH, il est temps de repositionner les entretiens à leurs juste place et d’en optimiser le déroulement et l’exploitation. La cohésion entre ces différents échanges et leur suivi sont essentiels pour donner du sens. Ainsi, des entretiens intermédiaires peuvent être fixés, pour s’assurer que la formation promise a bien été programmée, que les objectifs fixés sont toujours en adéquation avec la réalité, que les problématiques sont réglées…

Ces outils peuvent être des leviers de progrès et des éléments de motivation… Ou de démotivation selon comment ils sont préparés, menés et suivis…

Petit brin d’humour: ce qu’il ne faut pas faire lors d’un entretien annuel d’évaluation !!