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Un peu d’histoire pour mieux comprendre…

Les premiers échanges des messages électroniques ont eu lieu dans les années 60 avec l’avènement des premiers ordinateurs en réseau. Des messages pouvaient ainsi être échangés entre des terminaux connectés au même mainframe.
Ce serait en 1965 que le tout premier e-mail aurait été échangé. Dès 1966, des utilisateurs ont été capables de s’envoyer des messages électroniques non plus au sein de même mainframe, mais entre plusieurs sites distants pour autant qu’ils utilisaient un système compatible.
C’est le réseau ARPANET (l’un des précurseur d’internet) qui aurait boosté les débuts de l’e-mail. Les premières expérimentations de messagerie électronique sur ce réseau dateraient de 1969. Ce serait Ray Tomlinson qui en 1971 aurait proposé d’utiliser le signe @ (arobase) pour séparer le nom d’utilisateur du nom du serveur.

À cette époque, de nombreux protocoles différents coexistent, comme par exemple UUCP, BITNET, FidoNet et de nombreux autres.
Dans les années 1980, le nombre d’ordinateurs connectés sur des réseaux de type LAN explose. Il faut dès lors tenter de trouver un protocole interopérable.

Techniquement, l’e-mail tel qu’on le connaît aujourd’hui existe donc depuis le début des années 1980. Il y a bien sûr eu d’autres évolutions techniques, mais ce sont surtout les usages qui ont changés. Et surtout la masse incroyable d’emails qui sont échangés chaque jour.

Aujourd’hui où en sommes nous avec cet outil ? Peut-on parler d’ « avalanche » des mails ?

Depuis plusieurs années nous sommes de plus en plus nombreux à recevoir et lire les messages électroniques sur plusieurs supports PC, tablettes et smartphones.
La messagerie est l’outil le plus utilisé dans nos entreprises. C’est l’élément le plus « perturbateur » dans une journée de travail !! Les mails peuvent provoquer des dégâts au travail. ( burn out par exemple )

Les chiffres avancés parlent d’eux mêmes ! Voici ceux réalisés par une étude de l’Observatoire sur la Responsabilité Sociétale des Entreprises (ORSE) en 2013 :

56 % des utilisateurs consacrent plus de 2h par jour à la gestion de leur boîte de réception
38% des utilisateurs reçoivent plus de 100 messages par jour
70 % des managers déclarent souffrir de « surcharge informationnelle »
65 % des utilisateurs déclarent vérifier leur messagerie toutes les heures mais le font en réalité bien plus souvent : toutes les 5 minutes en moyenne
64 secondes c’est le temps que l’on met en moyenne pour reprendre le fil de sa pensée lorsque l’on est interrompu par l’arrivée d’un message.

L’origine de cette déferlante n’est-elle pas aussi un mauvais usage de l’outil ?

L’ ORSE  pointe deux sortes de mails qui seraient en pleine essor dans les entreprises ; le mail « parapluie » qui permet de se protéger en mettant en copie un  nombre de destinataires qui ne sont pas directement concernés et le mail de « visibilité » qui sert à se faire valoir en partageant avec le plus grand nombre le moindre de ses succès…Les mails parapluie représenteraient à eux seuls entre 60 et 70% des mails professionnels.

Les responsables des fonctions ressources humaines et système d’information sont des acteurs clés dans la prise de conscience des dérives de l’outil et dans la recherche de solutions. Il ne faut pas oublier d’impliquer la direction juridique ainsi que le correspondant informatique et libertés qui a pour mission de veiller à la bonne application de la loi informatique et libertés au dispositif en place dans l’entreprise et donc d’assurer le respect du droit fondamental à la protection des données personnelles de l’ensemble des salariés.
Le changement des pratiques de communication électronique doit être mis en place à l’initiative de ces deux fonctions, il doit porté et supporté par les cadres dirigeants des organisations.

Plusieurs actions sont tentées comme la mise en place d’une charte pour un bon usage de la messagerie professionnelle mais cela ne sera sans doute pas suffisant…organiser des journées sans mail comme SODEXO ( première journée le 17/01/13 ).

Les DRH doivent agir afin de susciter une discussion entre les salariés, managers, instances du personnel etc …pour  limiter la perte de temps et la surcharge informationnelle, atténuer la dépendance au média, éviter les interruptions de travail, réduire le stress et la pression, restaurer les rapports humains, améliorer le travail collaboratif entre salariés…

Pour plus d’informations envoyez-nous un mail !

Sources :  Badsender.com et ORSE.org

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5 commentaires sur « « usageabusifdesmails@mondepro.fr » »

  1. Le sujet que vous traitez est très important. En revanche, il n’est pas aisé à traiter parce qu’il faut échapper au déterminisme technologique… En eux-mêmes, les mails n’ont pas d’effet négatifs sur les entreprises… Le fait qu’on passe deux heures à traiter des mail n’est pas un problème si ca nous évite du courrier, du téléphone, des réunions et mêmes des pigeons voyageurs… La question plus compliquée devient alors : pourquoi des individus ressentent le besoin de faire des mails « parapluie » ou des mails « visibilité » ? Pourquoi veulent-ils se protéger ou se montrer ? C’est donc toute la question de l’évolution des formes de coordination/coopération/hiérarchie que vous abordez en posant cette question de l’avalanche de mail… Pas simple à traiter dans un seul article ;-))))

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    1. Merci Ewan pour les différents commentaires ‘outre atlantique’ toujours aussi éclairés, pertinents et intéressants à lire. Commentaires que le Marquis de VAUVENARGUES ferait très certainement siens! Cette dernière affirmation pourrait être confirmée par Charly, grand connaisseur des écrits de Luc de CLAPIERS!

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      1. « Il ne faut point juger des hommes par ce qu’ils ignorent mais par ce qu’ils savent, et par la manière dont ils le savent. » « Réflexions et maximes », dans Œuvres de Vauvenargues, Luc de Clapiers, éd. Furne et Cie, 1857, maxime 267, p. 407
        Oui, RV, le marquis de Vauvenargues avait un avis sur la question !!! Certes il n’était point question de courriel à l’époque mais déjà la communication, la circulation de l’information interpellait notre moraliste et aphoriste préféré….

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  2. Ne sommes nous pas à la fois victimes et responsables de ce que certains appellent ‘l’infobésité’? En effet, nous sommes à la fois récepteurs et utilisateurs d’informations mais en même temps émetteurs! L’utilisation du mail dans l’entreprise, mais également dans le cercle privé, peut tourner à l’addiction: on répond en urgence à ce que l’on considère comme étant une urgence! C’est une nouvelle problématique, une de plus, à intégrer dans les dimensions RH car cette surcharge journalière d’informations peut être vécue comme une véritable souffrance par les salariés. Comme vous le signalez très justement, certaines entreprises ont mis en place un certains nombre d’actions: journée sans mail, incitation à des relations ‘face à face’ plutôt que par mails, limitation de l’amplitude horaire d’envoi et de réception des mails,… Ces diverses dispositions faisant notamment suite à la charte établie par l’ORSE en 2011. De temps en temps, il faut savoir déconnecter!

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